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行政事务管理制度

发布时间:2018-06-11 作者:admin 浏览次数:

为加强行政事务管理,理顺内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
1.归档范围:中心的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2.档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
3.档案的借阅与索取:
Ø主任、副主任、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
Ø公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续。
Ø借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由主任批准方可摘录和复制;一般内部档案经办公室主任批准方可摘录和复制。
4.档案的销毁:
Ø任何组织或个人非经允许无权随意销毁档案材料;
Ø若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经主任批准后方可销毁;一般内部档案,须经办公室主任批准后方可销毁。
Ø经批准销毁的档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
1.中心印鉴由办公室主任负责保管。
2.中心印鉴的使用一律由主管副主任签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3.中心所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存档。
4.中心一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管副主任签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向中心汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。
1.公文的打印工作由办公室负责。
2.各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印,按价计费。
3.各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份,交办公室留底存档。
办公用品的购发
(1)每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交办公室;
(2)办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算,经主管副主任审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室,由部、室主任签字领回
(3)除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用;
(4)新聘工作人员的办公用品,办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;
(5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;
(6)负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;
(7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。
劳保用品的购发
(1)劳保用品的配给,由办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收货时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
3.物资入库后,应当日填写帐卡。
4.严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经办公室主任批准后方可出库。
5.库房物资一般不可外借,特殊情况须由主任或副主任批准,办理外借手续。
6.严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。
7.库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。
1.报刊管理人员每半年按照中心的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续。
2.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
3.任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经办公室主任批准。
1.学校办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(1)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局;
(2)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;
(3)控制各类挂号信。凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,中心办公室登记后方可邮发。
2.本规定如有未尽事宜或随着中心的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交中心办公室研究并提请主任批复。
3.本规定解释权归学校办公室。
4.本规定从发布之日起生效。
二0一一年五月